5S uygulaması yalın yönetimin ilk adımı olarak görülür. 5 Adımdan oluşan ve adımları bu kadar tanımlı bir araç ne kadar karmaşık olabilir ki yaklaşımı ile hızlıca devreye alınacak terminler konur ve eğitimler başlar. Yapılan bir kaç 5S pilot uygulaması sonunda bu işi öğrendik diye ilgililere sorumluluk atanarak yaygınlaşması sağlanır. Peki sorun nedir? Neden pilot çalışmalarda yaşadığımız heyecan tüm çalışma ortamını sarmaz? İlk projede kazanılan alanlar neden yerini dolap düzenlemeye bırakır? Bu konuyu biraz irdeleyelim.

• İhtiyaçları anlama;

5S projeleri başlarken önce çalışma alanınızın ihtiyacı ortaya konmalıdır. İhtiyaç analizi çalıştığınız ortamdan, çalışılan sektöre, sahip olduğunuz belgelerden, müşteri hassasiyetine kadar bir çok karar içerir. Bir ofisin 5S ihtiyacı, bir üretim alanından farklı olurken, bir montaj atölyesinin kalite kontrol laboratuvarıyla ya da bir pres fabrikasıyla aynı ihtiyaçlara sahip olması beklenemez. Gıda ürünleri, hassas temizlik kriteri içeren ürünler, sızdırmazlık parçaları ile talaşlı imalat alanlarının 5S beklentileri ve/veya ihtiyaçları kafamızı karıştırabilir.

Bu sebeple unutulmamalıdır ki pilot çalışmalar farklı ihtiyaç seviyesinde birden fazla alanda tekrarlanmalıdır.

• Amacı belirleme

5S çalışmalarında amaç çalışmanın gidişatını etkileyen en önemli faktördür. Tertip düzen amacıyla başladığınız bir 5S projesinden tanımlanmış kalabalık alanlar elde ederken, alan kazancı amaçlanmış 5S projelerinden sadeleşmiş prosesler, verimli çalışma alanı hedefinden ise metot analizi çalışmaları kazanılacaktır.

5S projelerine başlanırken atlanmaması gereken nokta eğitimlerin en başında 5S’e neden ihtiyaç duyulduğunun çalışanlara net bir dille ifade edilmesidir.

• Bütçe oluşturma

Amaç ve ihtiyaçlarımız sonunda prosesimiz gereği oluşacak masraflar göz önünde bulundurulmalıdır. Uzun ve kısa vadeler kazançlar, gereklilikler ve zorunluluklar belirlenerek doğru 5S bütçesinin oluşturulması çalışmanın devamlılığı için önemlidir.

Bu bilgiler ışığında çalışmalarınızı tekrar değerlendirip kültür oluşturmaya ne dersiniz?